Leçon 5 – L’atelier de clôture (AC)
Si le contrôle de gestion peut être une action autonome, la phase de clôture exige que les membres de l’équipe directement impliqués dans le projet participent à une réunion de clôture du projet. Différentes options sont disponibles pour accueillir et animer la réunion. Vous pouvez faire une présentation, organiser un événement social, vous réunir autour d’une réunion informelle avec les parties prenantes ou organiser une fête interne.
DEFINITION « La clôture du projet est le processus par lequel le chef de projet termine la mise en œuvre du projet. Il est crucial de faire la distinction entre les phases de clôture et d’évaluation. Le gros plan est fait principalement par les membres de l’équipe alors que l’évaluation inclut également le groupe cible. En d’autres termes, la clôture est une évaluation interne de la mise en œuvre du projet et l’évaluation est une évaluation à la fois interne et externe des résultats et de la satisfaction des projets. Dans l’atelier de clôture du projet, le gestionnaire planifiera toutes les activités/prestations et œuvres restantes et définira le calendrier d’exécution du Module 3 : Durabilité du projet. C’est aussi le processus qui garantira que toutes les données et les connaissances nécessaires acquises tout au long de la phase de mise en œuvre du projet seront dûment sauvegardées ».
Dans tous les cas, vous devrez également organiser un atelier de clôture ; c’est la responsabilité du chef de projet d’organiser et de préparer cette dynamique de clôture de projet afin que les membres de l’équipe puissent également réaliser que la phase de mise en œuvre est terminée.
Il est obligatoire de définir une date, un lieu et une durée spécifiques, de sélectionner les participants et de rédiger des invitations et un ordre du jour. Essayez de permettre aux participants de partager leurs expériences et d’évaluer le succès du projet afin d’encourager la clôture émotionnelle. Vous pouvez également conclure par un événement social auquel tout le monde participe.
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