Accueil et intégration de nouvelle recrue, stagiaires et alternant en milieu professionnel

Manque de formation pour les nouveaux salariés, en particulier pour les alternants et stagiaires du PAO

1. L’un des besoins non satisfaits au sein de mon service, le Pôle Appel d’Offres (PAO), est le manque de formation et d’outils pour les stagiaires et les alternants

Chaque année nous accueillons au PAO un stagiaire de M2 ou un étudiant en apprentissage de niveau L3.
La difficulté rencontrée lors de l’accueil et de la formation de cette personne est que la formation qu’elle prépare n’a en général qu’un lien assez éloigné avec les activités de SFERE et plus spécifiquement du PAO de par la spécificité du secteur dans lequel nous intervenons. L’intégration est alors plus difficile et l’apprentissage du nouvel arrivant est plus long. En outre, un alternant partage son temps entre l’université/centre de formation et l’entreprise ce qui alourdit son processus d’apprentissage qui est alors en discontinu.

Nous pouvons également parler de ce phénomène de manière plus large dans l’entreprise dans les autres services pour des stagiaires, alternants, ou nouveau salarié. C’est moins le cas en revanche du service administratif et financier qui a des activités plus classiques et plus facilement assimilable en relation avec la formation suivie.

L’apprentissage pour l’apprenant est plus long, mais le temps passé par le tuteur l’est tout autant. Dans un contexte d’appel d’offres où le temps est toujours compté, l’investissement en temps de formation est extrêmement long pour les tuteurs, dont je fais également partie.

La formation du nouvel arrivant se fait au fur et à mesure de l’activité. Bien qu’à son arrivée nous présentons de manière générale l’organisation et les activités de la société et du département, le travail est ensuite appréhendé en fonction du besoin et parfois de manière décousue.

2. Doter les stagiaires et les alternants d’outils et de guides

Afin de combler une partie de ces lacunes et de permettre aux stagiaires de s’intégrer plus rapidement, nous pourrions mettre en place un guide reprenant un certain nombre d’éléments comme :
• Présentation de la société et du PAO
• Détails des activités dont l’apprenant sera amené à gérer : élaboration de dossiers de préqualification (1ere phase d’un appel d’offres), appui aux managers dans l’élaboration des réponses aux AO, recherche d’experts, formatage des CV des consultants
• Présenter et récapituler les outils disponibles : références de projet, base de données des experts, documents juridiques et administratifs courants, etc…
• Mettre à disposition un exemple concret et complet d’une préqualif et d’une proposition technique et financière (réponse à l’AO)

Ce document serait remis au stagiaire/alternant à son arrivée afin qu’il se sente moins perdu et qu’il puisse s’y référer si besoin. Bien entendu ce guide ne se substituera pas à la formation en face à face mais servira uniquement d’appui concret.

Du point de vue tuteur, on peut espérer ainsi capitaliser le temps consacrer à la formation en face à face par le guide d’appui et ainsi rendre l’apprenant plus rapidement autonomes dans certaines tâches.

Les limites : étendre ce guide à un nouveau recruté Manager d’AO parait difficile. En effet, la réponse à un appel d’offres est une vraie ingénierie qui ne peut se résumer dans un guide tant il couvre de secteurs, de champs et de compétences spécifiques à chaque AO : renforcement de compétences d’un ministère, études sur des métiers prioritaire, mise en place d’une formation continue dans une filière, réforme d’une politique de formation etc…